MODALITÉS D'ADHÉSION ET D'INSCRIPTION

Au préalable : l'adhésion
L'on ne peut participer à une activité Arts et Vie (voyages, vacances, vie culturelle) qu'en qualité de membre adhérent de l'association. C'est à dire à jour de cotisation annuelle. Si non à jour, règlement à l'inscription. Joindre la fiche d'adhésion Arts et Vie (téléchargement depuis le site) au bulletin d'inscription voyages. Si vous êtes déjà adhérent, vous pouvez renouveler votre adhésion depuis ce site en cliquant ici.
Tarifs 2005/2006 : Étudiant = 6 €, Individuel = 8 €, Couple ou Famille = 10 €.
Pour contacter le service Adhésions : adhesions@artsetvie.com

A l'inscription : bulletin + acompte
(éventuellement, fiche d'adhésion - et montant de l'option Remboursement-Annulation -si choisie-).
L'inscription peut être prise sur place, par correspondance auprès d'Arts et Vie Paris ou délégations ou depuis ce site pour les adhérents. Elle se traduit concrètement par la remise du bulletin d'inscription accompagné d'un règlement de 20 % d'acompte (éventuellement du montant de l'adhésion). Notez que l'inscription à moins d'un mois du départ entraîne le règlement de la totalité du forfait.
Important : c'est au moment de l'inscription - jamais après - que doit être souscrite, si elle vous intéresse, l'option Remboursement-Annulation "sans condition" Arts et Vie.

En retour la confirmation d'inscription
La confirmation d'inscription constitue, après remise du bulletin d'inscription accompagné de l'acompte, le justificatif Arts et Vie de votre inscription "ferme" sur la liste des participants. Conservez donc précieusement cette pièce jusqu'au retour du voyage.
Si le programme de votre choix affichait déjà complet, vous recevriez non pas cette "confirmation" mais des contre-propositions. A noter qu'en ce cas, nous n'encaissons jamais l'acompte avant accord définitif de votre part et que s'il n'intervient pas, nous vous retournons le chèque dans les plus brefs délais.

La documentation voyage
Pour préparer votre information sur le pays, un guide de voyage vous est envoyé dans le mois qui précède votre départ.
Pour les Résidences Arts et Vie, un carnet de village vous est adressé avec votre confirmation d’inscription.

Le solde au plus tard, un mois avant le départ
Le solde doit être adressé à Arts et Vie Paris ou délégations régionales, au plus tard un mois avant le départ et sans attendre de lettre de rappel.
Le titre de paiement portera obligatoirement au dos, en guise de référence, l'étiquette autocollante prévue à cet effet sur la confirmation d'inscription.
Vous pouvez aussi régler votre solde depuis ce site en cliquant ici.

Environ 10 jours avant le départ : la convocation, les horaires
L’ensemble est expédié à l’adresse – ou à l’adresse de vacances – mentionnée par vous sur le bulletin d’inscription et comporte :
• une convocation pour le jour J (horaires, rendez-vous),
• les dernières informations complémentaires (adresses des hôtels, renseignements pratiques...),
• le matériel bagages Arts et Vie (autocollants et étiquettes à installer bien en évidence sur vos sacs et valises pour le jour du départ).
À noter : les horaires de voyage, très sujets à variation, ne peuvent être en aucun cas communiqués plus d’un mois avant le départ.

Attention
Un bulletin d’inscription libellé à vos nom et adresse déclenche, en informatique, à ces nom et adresse
• une confirmation d’inscription,
• un jeu de documentation,
et ultérieurement
• une convocation départ.
Donc, pas d’inscriptions groupées sur un même bulletin pour des amis partant ensemble, mais souhaitant recevoir individuellement les documents.


OPTION REMBOURSEMENT-ANNULATION ARTS ET VIE
Sans condition et à souscrire à l'inscription.
(possible uniquement pour les programmes de plus d'une journée).
Cette formule, facultative comme son nom l'indique, prémunit l'adhérent contre la perte sévère que constitue souvent une annulation d'inscription dans les conditions classiques. 
Elle garantit en effet - moyennant 3% du forfait total (minimum 20 euros) - et jusqu'à l'extrême limite avant départ, le remboursement intégral des sommes versées sur le voyage ou le séjour à l'exception d'une franchise de 5% du prix du voyage (minimum 30 euros) si l'annulation a lieu à moins de 4 jours du départ. C'est un système mis au point par l'association au seul bénéfice de ses membres et qui ne comporte de ce fait - comme souvent ailleurs - aucune clause restrictive limitant le remboursement aux plus graves raisons médicales ou familiales.
Autrement dit, une annulation, même de dernière minute avant départ, et quel qu'en soit le motif, émanant d'un adhérent ayant souscrit l'option remboursement-annulation, se limite financièrement aux 3% de l'option -minimum 20 euros- auxquel s'ajoute une franchise de 5% du prix du voyage (minimum 30 euros) si l'annulation a lieu à moins de 4 jours du départ. Il est par contre indispensable de nous signifier par écrit cette annulation.
Seul impératif : souscrire cette option au moment de l'inscription. Ayez donc soin de déterminer en temps utile si, compte tenu des conditions d'annulation classiques, de l'importance de votre budget-vacances ou de la précocité de votre inscription, vous souhaitez faire jouer cette garantie.
Remarque : lorsque vous souscrivez l'option Remboursement-Annulation, elle s'applique à l'ensemble des prestations, y compris les options (supplément single, vol d'approche...).

FORMALITÉS
Les formalités prévues par la réglementation à l’attention des voyageurs français* sont signalées dans les notes pratiques de chacun des programmes et rappelées avec la confirmation d’inscription. Ce sont des démarches personnelles qu’il est toujours souhaitable de régler au plus tôt et qui vous incombent entièrement.


Cartes d’identité/passeports
• Si vous êtes déjà en leur possession, veillez à vérifier dès votre inscription leur durée de validité, compte tenu des indications données.
• Assurez-vous qu’il reste au moins une double page entièrement libre sur votre passeport.
• Si vous devez les faire établir ou renouveler, informez-vous de la marche à suivre auprès de votre mairie, commissariat ou préfecture de police.

Le jour J

N’ayez jamais le réflexe de glisser au dernier moment vos papiers d’identité dans la valise qui va être enregistrée... Sans eux, vous seriez refoulé lors des contrôles de police et finiriez votre voyage avant de l’avoir entamé.
Rappel concernant le poids des bagages avion : 20 kg.

Visas
Arts et Vie se charge de leur obtention pour les participants de nationalité française comme pour ceux relevant de l’Union européenne (si tant est que les formalités requises dans leur pays respectif soient les mêmes)*. Si votre voyage nécessite un visa, vous recevrez les formulaires adéquats avec votre confirmation d’inscription. Merci de les retourner remplis accompagnés de votre passeport signé et du nombre exact de photos réclamées. Votre passeport vous sera restitué à l’aéroport.
Si vous vous rendez de province à Paris avec un préacheminement aérien, vous devez présenter une carte nationale d'identité aux autorités de police.


Vaccins/certificats officiels de vaccination
Vous pourrez consulter utilement, pour vous mettre à jour des formalités de santé signalées pour votre voyage, les services départementaux de la santé, l’institut Pasteur - 209, rue de Vaugirard, 75015 Paris - tél. : 01.45.68.81.98 (qui vaccine mais aussi communique à la demande la liste des centres officiels de vaccination) ou www.pasteur.fr ; le centre de vaccination Air France - aérogare des Invalides, esplanade des Invalides, 75007 Paris - tél. : 08.36.68.63.64 ou www.airfrance.fr.

Nouvelles mesures de sureté

AU RETOUR
Vous nous aiderez en nous communiquant, par le biais de vos questionnaires remis à votre accompagnateur, vos remarques et appréciations. Mais compte tenu du nombre de questionnaires que nous traitons, il nous est impossible de leur apporter des réponses personnalisées. Vous pouvez néanmoins nous faire part de vos observations par courrier séparé et nous prendrons soin de vous répondre. Notez toutefois que passé 15 jours, vos observations ne pourront plus être prises en compte. Si vous souhaitez organiser, après votre voyage, réunions-diapos, projections de films… Arts et Vie peut mettre à votre disposition, sous la responsabilité de votre accompagnateur, une salle et son matériel audiovisuel.
Tous renseignements, Arts et Vie Paris, service conférences – documentation / tél. 01 44 19 02 02.

SI VOUS TÉLÉPHONEZ
Merci d’annoncer d’entrée le numéro de référence de votre voyage (figurant dans la rubrique "Disponibilités" de ce site, dans la page brochure concernée, sur votre confirmation d’inscription...). Nous vous répondrons d’autant plus vite.

À NOTER : LE RÈGLEMENT PAR CARTE BANCAIRE
Règlement par carte bancaire accepté sur ce site et aux réceptions d'Arts et Vie Paris, Grenoble, Lyon, Marseille et Nice en fonction des possibilités de votre carte, et par lecteur de paiement électronique seulement.