Arts et Vie vous invite à découvrir 150 destinations dans le monde

Documents d'inscription

Retrouvez ici en PDF téléchargeables tous les documents nécessaires à vos prochaines inscriptions, ainsi que les démarches indispensables à effectuer avant toute réservation.

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Conditions de participation

On ne peut participer à une activité Arts et Vie (voyages, vacances ou vie culturelle) qu’en qualité de membre adhérent de l’association, c’est-à-dire à jour de cotisation annuelle. Montant de la cotisation 2016-2017, du 1er octobre 2016 au 30 septembre 2017 ouvrant droit à toutes les activités, publications et journal Arts et Vie : Étudiant (+ 18 ans, - 25 ans) = 6 € ; Individuel = 8 € ; Couple ou famille avec enfant(s) de moins de 18 ans = 10 €.
À noter : la cotisation est tenue pour définitivement acquise par l’association dès sa souscription, quelle que soit l’activité.
Nos voyages étant pour la plupart organisés sous forme de circuits et les visites s’effectuant en général à pied, ils s’adressent à des personnes qui peuvent se déplacer normalement. Les voyages qualifiés de sportifs nécessitent quant à eux une bonne condition physique. Les personnes faisant l'objet de mesure de protection doivent obligatoirement être accompagnées.

Conditions de réalisation

Un voyage ou séjour organisé ne repose pas sur les mêmes bases qu’un voyage à caractère privé. L’inscription à un tel programme suppose l’acceptation de ces bases :

Nombre minimum de participants. Les avantages tarifaires qui sont ceux des programmes organisés sont obtenus sur la base de groupes minimum. Faute de participation suffisante, de tels avantages s’annulent et les programmes ne peuvent être maintenus. Nous agissons toujours pour prévenir au plus tôt ceux déjà inscrits (la loi précise au plus tard 21 jours avant le départ). Ils ont alors le choix entre se reporter sans frais sur un autre programme ou se faire rembourser (sauf du montant de l’adhésion, définitivement acquis par l’association).

Éventuelles modifications techniques. Les programmes organisés supposent l’existence de contrats passés très à l’avance avec de nombreux prestataires (transporteurs, hôteliers…) et ne peuvent garantir de ce fait qu’aucun impondérable technique ne viendra modifier après coup les données initiales (changement d’horaire imposé par une compagnie aérienne, changement de jour de vol incidant sur la durée du programme, changement ou réquisition d’hôtel, mais de catégorie similaire, déroulement ou inversion de visites selon jours et heures d’ouverture des sites et musées…). Lorsque ces modifications ont lieu avant le départ, l’adhérent déjà inscrit est prévenu par courrier. Lorsque ces modifications ont lieu pendant le voyage, seules les prestations prévues au programme qui ne sont pas assurées donnent lieu à un dédommagement. D’autre part, des retards d’avions, des modifications d’horaires et/ou des changements d’aéroport à Paris (entre Orly et Roissy) indépendants de notre volonté peuvent avoir lieu au départ comme au retour. Dans ces cas, nous ne pourrions être tenus pour responsables des frais occasionnés par cette modification qui resteront à la charge de l’adhérent (frais de modification de titre de transport, repas, hôtel…).

Utilisation des billets d’avion. Nous attirons votre attention sur le fait que les billets d’avion ne sont pas acceptés et perdent toute validité si les coupons n’ont pas été utilisés dans leur ordre d’émission. Ainsi, la non utilisation du vol d’approche peut entraîner l’annulation du coupon de vol international et la non utilisation du vol aller entraîne automatiquement l’annulation du coupon de retour.

Éventuelles mesures d’urgence. Un programme organisé met en jeu au niveau de l’organisation, à l’égard du participant, une notion de responsabilité collective interdisant toute prise de risque en cas d’événement grave. Toute situation de cataclysme naturel, d’émeutes politiques, etc., peut faire qu’Arts et Vie décide à tout moment d’annuler un départ, de modifier ou d’interrompre le déroulement du programme (de même, sur un plan strictement pratique, des impondérables du style grève hôtelière, grève du contrôle aérien). En ces circonstances, Arts et Vie aide au maximum ses participants à se reporter sur un autre programme s’il en est encore temps (les rembourse – sauf du montant de l’adhésion – si impossibilité) ; mais ne peut certainement pas, en cas de programme entamé – interrompu –, rembourser l’intégralité du forfait à titre de dédommagement. Les prestations “consommées” (voyage A/R, journées de pension) étant dues. Comme sont dues, et à la charge du participant, d’éventuelles prestations supplémentaires pour prolongation tout à fait involontaire de programme (retour bloqué par conditions météo, etc.).

Conditions de paiement

Toute inscription prise plus d’un mois avant le départ se traduit :

Au moment de l’inscription, par le versement d’un acompte de 25% du total général du forfait, éventuellement augmenté du montant de la cotisation annuelle – si non à jour – et de celui de l’option Remboursement-Annulation – si retenue.

Le solde devra être réglé au plus tard un mois avant le départ, et sans attendre de rappel de notre part. Vous collerez au dos du titre de paiement l’étiquette prévue à cet effet sur votre confirmation d’inscription.

Toute inscription prise à moins d’un mois du départ entraîne le règlement intégral du forfait. Pour les journées et les visites culturelles, règlement du montant total à l'inscription.

Les règlements peuvent s’effectuer par chèque postal, bancaire, mandat-lettre, carte Visa et Eurocard.

À noter : Arts et Vie n’accuse pas réception des règlements.

Pour les vacances en France (y compris dans les DOM-TOM) et dans les pays de l’Union européenne, les règlements en chèques-vacances sont acceptés. Ils doivent être adressés à l’association en envoi recommandé en indiquant à l’emplacement “Nom et adresse du prestataire” du chèque : Arts et Vie – Paris.

Conditions en cas d'annulation

Annulation émanant d’un participant n’ayant pas souscrit le Remboursement-Annulation (1). Compte tenu de la date d’annulation par rapport à la date du départ ou du début du programme, les frais d’annulation sur le total ont été définis comme suit :
– annulation à plus de 45 jours avant le départ : retenue de 5% du montant total du voyage (minimum 30 €) ;
– entre le 45e et le 31e jour avant le départ : retenue de 15% du montant total du voyage (minimum 30 €) ;
– entre le 30e et le 21e jour avant le départ : retenue de 25% du montant total du voyage (minimum 30 €) ;
– entre le 20e et le 10e jour avant le départ : retenue de 50% du montant total du voyage (minimum 30 €) ;
– entre le 9e et le 4e jour avant le départ : retenue de 75% du montant total du voyage (minimum 30 €) ;
– à moins de 4 jours du départ : retenue de 100% du montant total du voyage.

Annulation émanant d’un participant ayant souscrit l’option Remboursement-Annulation (1). Tant que le programme n’est pas entamé, une telle annulation, même de dernière minute, entraîne sans condition le remboursement des sommes versées, exception faite du montant de l’adhésion, du montant de l’option (3% du forfait total, minimum 20 €) et d’une franchise de 5% du prix du voyage (minimum 30 €) si l’annulation a lieu à moins de 4 jours du départ (pour détail, voir paragraphe “Remboursement-Annulation” ci-après).

Remarque : lorsque deux personnes sont inscrites ensemble en chambre double (sur le même bulletin d’inscription) et que l’une d’entre elles annule son voyage, la personne restante doit s’acquitter du supplément chambre individuelle.
(1) Quel que soit le type d’annulation, bien noter que la date prise en compte est celle du jour ouvré où l’annulation, par écrit (courrier, télécopie ou courrier électronique), arrive à l’association (pour les séjours en France, prévenir aussi la résidence en cas d’annulations à moins de quatre jours de l’arrivée). De plus, le montant de l’adhésion est définitivement acquis par l’association.

Conditions en cas de changement

Applicables en cas de changement des termes de l’inscription (y compris dates et destination) sous réserve que le montant de la nouvelle inscription soit au moins égal à celui de l’ancienne, que l’inscription soit faite aux mêmes conditions et pour une prestation ayant lieu au cours de la même année civile. Pour tous les autres cas, ce sont les conditions d’annulation qui s’appliquent.

Tout changement à plus de 45 jours, sur une inscription déjà contractée, se traduit par 20 € de frais de dossier. En deçà de ce délai, le changement se traite ainsi :

• pour les adhérents ayant souscrit le remboursement-annulation, retenue de l’option (l’adhérent doit souscrire une nouvelle option s’il souhaite de nouveau être couvert) ;

• pour les adhérents n’ayant pas souscrit le remboursement-annulation :
- entre le 45e et le 21e jour avant le départ : retenue de 15% (30 € minimum) ;
- entre le 20e et le jour du départ : application des conditions d’annulation.

Modification sur place du fait du participant, prestations commencées. L’inscription supposant l’acceptation du programme, de sa durée, de ses prestations, aucun changement apporté par le participant lors de sa réalisation ne pourra donner lieu à réclamation. Aucun remboursement pour voyage ou séjour écourté, prestations abandonnées y compris dans le cas d’un rapatriement sanitaire.

Dans les résidences, les numéros et étages des appartements ne peuvent être communiqués à l’avance.

Conditions tarifaires au 03.05.2016

Calcul des prix
Le forfait de chacun des programmes est calculé en fonction de sa durée exacte, sur la base d’un chiffre minimum de participants et compte tenu des taux de change et tarifs en vigueur au moment de l’impression de la brochure. On entend par durée :
– pour les séjours sans transport, le temps réel sur place, souvent traduit par temps d’occupation des lieux ;
– pour les séjours avec transport et les voyages, le temps compris entre le premier jour heure de départ et le dernier jour heure d’arrivée. Le temps réel sur place, éminemment variable en fonction de la ville de départ et du moyen de transport utilisé, ne pouvant alors servir de référence.

Conditions de révision de prix
Les prix indiqués dans la brochure ont été établis sur des informations connues au 03.05.2016. Toute modification de ces conditions et notamment une fluctuation des taux de change de plus de 10% ou des tarifs de transports ou des taxes peut entraîner un changement de prix qui n’interviendra jamais à moins d’un mois avant le départ. Avant le règlement du solde, vous recevrez une information vous indiquant les motifs de la hausse et son montant que vous ajouterez au solde préalablement calculé.
Arts et Vie indique, concernant la part respective des prestations terrestres et aériennes dans les forfaits avec transport :

• que la part du transport aérien correspond au tarif public individuel agréé le plus bas publié par les compagnies aériennes au 03.05.2016 sur la destination concernée pour la date à laquelle a lieu le voyage

• que la part des prestations terrestres réglée en devises correspond à 80% de la différence entre le montant du forfait et la part du transport aérien. Pour les devises ayant servi de base au calcul des forfaits les contrats ont été passés comme suit, en devises locales :  Finlande*, Hong Kong, Maroc, Suède. Pour toutes les autres destinations les contrats sont passés en euros.

* uniquement pour le Périple scandinave

Détail des forfaits
Il accompagne chacun des programmes en énonçant la liste précise des prestations qui s’y attachent. Mais il convient de savoir en outre :

• Que sont toujours inclus dans les forfaits Arts et Vie : l’assurance (détail ci-après), les taxes d’aéroport (sauf exception signalée) pour les voyages aériens, les frais de visa quand il sont requis (sauf exception signalée).

• Que ne sont jamais compris : l’adhésion Arts et Vie, les boissons (sauf exception toujours signalée), les excursions ou programmes facultatifs, les suppléments pour option choisie, les frais personnels, les frais de porteur, les pourboires… et les éventuelles nuits de transit avant voyage, pour ceux résidant loin du lieu de départ (idem retour).

• Forfaits enfants. Arts et Vie applique une réduction de 10 % pour tous les enfants de - 12 ans partageant la chambre d’1 ou 2 adultes et 5% pour les jeunes de 12 à 17 ans pendant les périodes de vacances scolaires.

• Chambres individuelles : leur nombre est en général limité et nous attirons votre attention sur le fait que, bien qu’assujetties à un supplément de prix élevé, elles sont souvent moins bien situées et de dimensions plus modestes que les chambres doubles.

• Chambres à partager : il est possible de s’inscrire seul en chambre à partager à plus de 45 jours du départ. Passé ce délai, seules les inscriptions permettant de compléter une chambre déjà ouverte pour une autre personne seront acceptées, les autres devant s’acquitter du supplément chambre individuelle.

• Résidences Arts et Vie. Les animaux ne sont pas admis dans les espaces extérieurs et les parties communes des résidences. Excepté à Plozévet où ils ne sont pas admis, les animaux domestiques sont acceptés (sauf les chiens de 1re catégorie) uniquement dans le logement des résidences sur présentation d’un certificat antirabique et de leur carnet de santé à jour moyennant une participation de 25 € par jour et par animal à régler à l’arrivée.

Assurance responsabilité civile

Arts et Vie a souscrit auprès de la MAIF (Mutuelle Assurance des Instituteurs de France – Groupes personnes morales, TSA 55113, 79060 Niort Cedex 9), une police d’assurance “Responsabilité civile” conformément aux dispositions des articles L 211-18 et R 211-35 à R 211-40 du code du tourisme.
La garantie est acquise à concurrence de 5 000 000 € par sinistre.

Assurance des participants aux voyages et séjours

Les participants inscrits aux activités proposées par Arts et Vie bénéficient des garanties du contrat d’assurance souscrit auprès de la MAIF (Mutuelle Assurance des Instituteurs de France – Groupes personnes morales, TSA 55113, 79 060 Niort Cedex 9). Le forfait assurance comprend les garanties suivantes en cas d’événement de caractère accidentel :

• Responsabilité Civile - Défense
- dommages corporels : 30 000 000 € ;
- dommages matériels et immatériels : 15 000 000 € par sinistre.
La garantie est toutefois limitée à 30 000 000 € tous dommages confondus.
- défense : sans limitation de somme.

• Individuelle accident

• Assistance à domicile à concurrence de 700 € dans la limite de 3 semaines.

• Remboursement des frais médicaux restés à charge après intervention des organismes sociaux et complémentaires, à concurrence de 1 400 € dont :
- lunettes : 80 € ;
- frais de rattrapage scolaire, lorsque l’accident a entraîné une interruption de scolarité supérieure à 15 jours de classe consécutifs, à concurrence de 16 € par jour dans la limite de 310 € ;
- remboursement des pertes de revenu des personnes actives pour la période d’incapacité de travail résultant de l’accident, à concurrence de 16 € par jour dans la limite de 3 100 €.
- versement d’un capital aux ayants droit en cas de décès accidentel de l’assuré : capital de base : 3 100 €, augmenté pour le conjoint ou le concubin survivant de : 3 900 € et par enfant à charge de : 3 100 €.

• Versement d’un capital proportionnel au taux d’incapacité permanente partielle subsistant après la date de consolidation.

• Prise en charge des frais de recherche et de sauvetage des vies humaines, à concurrence de 7 700 € par personne et par sinistre.

• Assurance des bagages et effets personnels.
À concurrence d’un plafond de 1 900 € par personne sous déduction d’une franchise de 140 € (les espèces, titres et valeurs, les plantes étant exclues de cette garantie). La franchise est doublée en cas de vol dans un véhicule ou sur un bateau. En cas de perte, détérioration, ou de retard de livraison des bagages pendant les transports aériens, c’est la responsabilité du transporteur qui est engagée. Toute plainte concernant ce type d’incident doit être déposée auprès du transporteur lui-même.

• Recours, protection juridique. La garantie est acquise sans limitation de somme. La MAIF n'est tenue d'exercer un recours judiciaire que pour les dommages inférieurs à 750 € et dans la limite des conditions de territorialité prévues au contrat.

• Assistance en cas d’événement de caractère accidentel ou de maladie. Lorsqu’ils se trouvent en voyage ou séjour à plus de 50 km de leur domicile, les participants bénéficient gratuitement des prestations de la MAIF Assistance.
Cas des personnes valides. Sur décision de son service médical, MAIF Assistance organise et prend en charge le rapatriement du bénéficiaire jusqu’à l’hôpital le plus proche de son domicile ou son domicile. Lorsque le blessé ou le malade n’est pas transportable avant 10 jours, MAIF Assistance met à la disposition d’un membre de sa famille un titre de transport aller-retour pour se rendre à son chevet. En complément des prestations dues par les organismes de prévoyance et, le cas échéant par la MAIF au titre de la garantie "Indemnisation des Dommages Corporels", MAIF Assistance prend en charge les frais médicaux et d’hospitalisation sur place à concurrence de 4 000 € par bénéficiaire. À l’étranger, ce montant est porté à 80 000 € en cas d’accident ou de maladie soudaine et imprévisible.

• Décès. Décès d’un bénéficiaire, MAIF Assistance organise et prend en charge le rapatriement du corps jusqu’au lieu d’inhumation en France. Décès d’un proche (conjoint ou concubin, ascendants/descendants, frère ou sœur) : MAIF Assistance met à la disposition du bénéficiaire en déplacement un titre de transport pour revenir aux obsèques en France.

• Personnes valides. MAIF Assistance organise et prend en charge le rapatriement du bénéficiaire dont le compagnon de voyage, malade ou blessé, a été ramené par transport sanitaire. Retour anticipé pour se rendre au chevet d’un proche (conjoint ou concubin, ascendant ou descendant, frère ou sœur) : MAIF Assistance met à la disposition du bénéficiaire un titre de transport pour se rendre au chevet en France ou dans le pays du domicile du bénéficiaire, d’un proche victime d’une maladie ou d’un accident grave nécessitant une hospitalisation de plus de 10 jours. De même, en cas de préjudice grave et nécessitant impérativement la présence du bénéficiaire, dû au vol, à l’incendie ou à des éléments naturels atteignant la résidence principale ou secondaire du bénéficiaire.

• Avances de fonds. Pour faire face à une dépense découlant d’une difficulté grave et de caractère imprévu, MAIF Assistance consent, contre reconnaissance de dettes, à des avances de fonds.

Attribution de juridiction

Tout différend pouvant survenir entre Arts et Vie et un participant au sujet de l’exécution du contrat sera, s’il ne trouve pas d’accord amiable, soumis en dernier recours au Tribunal d’instance du 15e arrondissement de Paris.

Option remboursement - annulation sans condition

Cette formule, facultative, comme son nom l’indique, prémunit l’adhérent contre la perte sévère que constitue souvent une annulation d’inscription dans les conditions classiques (voir paragraphe annulation). Elle garantit en effet – moyennant 3% du forfait total (minimum 20 €) – le remboursement des sommes versées sur le voyage ou séjour à l’exception d’une franchise de 5% du prix du voyage (minimum 30 €) si l’annulation a lieu à moins de 4 jours du départ. C’est un système mis au point par l’association au seul bénéfice de ses membres et qui ne comporte aucune clause restrictive limitant le remboursement aux plus graves raisons médicales ou familiales comme c’est souvent le cas ailleurs. Autrement dit, une annulation même de dernière minute et quel qu’en soit le motif, émanant d’un adhérent ayant souscrit l’option remboursement-annulation se limite financièrement aux 3% de l’option auxquels s’ajoute une franchise de 5% du prix du voyage (minimum 30 €) si l’annulation a lieu à moins de 4 jours du départ.

Seuls impératifs :

• Souscrire au moment de l’inscription.

• Ne pas annuler une fois le programme entamé (celui-ci commence dès l’enregistrement ou la validation du titre de transport, y compris du vol d’approche s’il est acheté à Arts et Vie et même si le moyen de transport n’est pas utilisé, ou de la remise des clés pour les séjours seuls ou dans les résidences) ; l’option jouant jusqu’à l’extrême limite avant le début des prestations décrites ci-dessus, devenant caduque après.

En pratique

• Établir le total général des prestations choisies – forfait de base, suppléments éventuels x nombre de participants.

• Calculer les 3% de ce total (minimum 20 €).

• Régler simultanément cette somme avec l’acompte, éventuellement l’adhésion – si non à jour – à la remise du bulletin d’inscription.
À noter que les opérations de remboursement interviennent dans les trois semaines suivant l’annulation confirmée par écrit.

• Nos conditions d’inscription sont en conformité avec la loi du 13 juillet 1992.

L’inscription à un voyage ou à un séjour implique la connaissance détaillée et l’acceptation des conditions générales et informations énoncées dans cette page.

Les informations recueillies dans les bulletins d’inscription ou d’adhésion Arts et Vie ne seront utilisées qu’à des fins de gestion, ne feront l’objet de communications extérieures que pour satisfaire des obligations légales, réglementaires ou conventionnelles. Elles pourront donner lieu à l’exercice du droit d’accès dans les conditions prévues par la loi n° 78-17 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés du 6 janvier 1978.

Garant : Groupama Assurance-Crédit 8-10 rue d'Astorg 75008 PARIS.


Télécharger le contrat d'organisation de la vente de voyages ou de séjours en cliquant ici

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