Arts et Vie vous invite à découvrir 150 destinations dans le monde

Documents d'inscription

Retrouvez ici en PDF téléchargeables tous les documents nécessaires à vos prochaines inscriptions, ainsi que les démarches indispensables à effectuer avant toute réservation.

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Modalités d’adhésion et d’inscription

Au préalable : l'adhésion
L'on ne peut participer à une activité Arts et Vie (voyages, vacances ou vie culturelle) qu'en qualité de membre adhérent de l'association, c'est à dire à jour de cotisation annuelle.
Si vous êtes déjà adhérent, vous pouvez renouveler votre adhésion au moment de votre inscription ou en cliquant ici.
Vous pouvez aussi souscrire une première adhésion en cliquant ici (Rubrique "Souscrire une adhésion").
Tarifs 2016/2017 : Étudiant (+ 18 ans, - 25 ans) = 6 €, Individuel = 8 €, Couple ou Famille avec enfant(s) de moins de 18 ans = 10 €.
Pour contacter le service Adhésions : adhesions@artsetvie.com

Inscription
L'inscription peut être faite directement sur ce site après avoir consulté les disponibilités.
Vous devez vous munir de votre numéro d’adhérent et de votre clé d’accès. Elle se traduit concrètement par le renseignement du formulaire d’inscription et le règlement d’un acompte de 25% (et éventuellement du montant de l'adhésion et du montant de l'option Remboursement-Annulation si elle a été choisie) par carte bancaire dans un espace de paiement sécurisé développé avec notre partenaire bancaire (afin d'assurer le bon déroulement de votre paiement en ligne, nous vous conseillons de vérifier le plafond de dépense autorisé auprès de votre banque).
Notez que l'inscription à moins d'un mois du départ ou pour une journée ou une visite culturelle entraîne le règlement de la totalité du forfait.
Important : c'est au moment de l'inscription - jamais après - que doit être souscrite, si elle vous intéresse, l'option Remboursement-Annulation "sans condition" Arts et Vie (possible uniquement pour les programmes de plus d’une journée).

En retour la confirmation d'inscription
Une confirmation d'inscription vous est adressée par courrier électronique à l’adresse indiquée lors de votre adhésion. Elle constitue le justificatif Arts et Vie de votre inscription "ferme" sur la liste des participants. Conservez donc précieusement cette pièce jusqu'au retour du voyage.

Documentation voyage
Pour les voyages, afin de préparer votre information sur le pays, un guide vous est envoyé dans le mois qui précède votre départ.
Pour les Résidences Arts et Vie, un carnet de village vous est adressé par courrier électronique avec votre confirmation d’inscription.

Le solde au plus tard, un mois avant le départ
être réglé à Arts et Vie Paris, ou aux délégations régionales, au plus tard un mois avant le départ sans attendre de lettre de rappel. Vous pouvez le régler par carte bancaire sur ce site à partir de votre espace adhérent accessible ici.

Environ 10 jours avant le départ : la convocation, les horaires
L’ensemble est expédié à l’adresse mentionnée par vous sur le bulletin d'inscription – ou à l’adresse de vacances – et comporte :
• une convocation pour le jour J (horaires, rendez-vous),
• les dernières informations complémentaires (adresses des hôtels, renseignements pratiques...),
• le matériel bagages Arts et Vie (autocollants et étiquettes à installer bien en évidence sur vos sacs et valises pour le jour du départ).
À noter : les horaires de voyage, très sujets à variation, ne peuvent être en aucun cas communiqués plus d'un mois avant le départ.

Attention
Une inscription libellé à vos nom et adresse déclenche, en informatique, à ces nom et adresse
• une confirmation d’inscription,
• un jeu de documentation,
et ultérieurement
• une convocation départ.
Donc, pas d’inscriptions groupées sur un même formulaire pour des amis partant ensemble, mais souhaitant recevoir individuellement les documents.

Option exceptionnelle Remboursement - Annulation Arts et Vie sans condition

Cette formule, facultative comme son nom l'indique, prémunit l'adhérent contre la perte sévère que constitue souvent une annulation d'inscription dans les conditions classiques (voir la rubrique "Conditions générales de vente", paragraphe "Annulation"). Elle garantit en effet – moyennant 3% du forfait total (minimum 20 €) – et jusqu'à l'extrême limite avant départ, le remboursement des sommes versées sur le voyage ou le séjour à l'exception d'une franchise de 5% du prix du voyage (minimum 30 €) si l'annulation a lieu à moins de 4 jours du départ. C'est un système mis au point par l'association au seul bénéfice de ses membres et qui ne comporte de ce fait – comme souvent ailleurs – aucune clause restrictive limitant le remboursement aux plus graves raisons médicales ou familiales.
Autrement dit, une annulation, même de dernière minute avant départ, et quel qu'en soit le motif, émanant d'un adhérent ayant souscrit l'option remboursement-annulation, se limite financièrement aux 3% de l'option (minimum 20 €) auxquel s'ajoute une franchise de 5% du prix du voyage (minimum 30 €) si l'annulation a lieu à moins de 4 jours du départ. Il est par contre indispensable de nous signifier par écrit cette annulation (courrier, télécopie ou courrier électronique).
Seul impératif : souscrire cette option au moment de l'inscription. Ayez donc soin de déterminer en temps utile si, compte tenu des conditions d'annulation classiques, de l'importance de votre budget-vacances ou de la précocité de votre inscription, vous souhaitez faire jouer cette garantie.
Remarque : lorsque vous souscrivez l'option Remboursement-Annulation, elle s'applique à l'ensemble des prestations, y compris les options (supplément single, vol d'approche...).

Carte d'identité, passeport, visas, vaccins, y compris pour les enfants !

Les formalités prévues par la réglementation à l’attention des voyageurs français* sont signalées dans les notes pratiques de chacun des programmes et rappelées avec la confirmation d’inscription. Ce sont des démarches personnelles qu’il est toujours souhaitable de régler au plus tôt et qui vous incombent entièrement.

Cartes d’identité/passeports
• Si vous êtes déjà en leur possession, veillez à vérifier dès votre inscription leur durée de validité, compte tenu des indications données.
• Assurez-vous qu’il reste au moins une double page entièrement libre sur votre passeport.
• Si vous devez les faire établir ou renouveler, informez-vous de la marche à suivre auprès de votre mairie, commissariat ou préfecture de police.

Les cartes nationales d’identité délivrées entre le 1er janvier 2004 et le 31 décembre 2013 à des personnes majeures seront encore valables 5 ans après la date de fin de validité indiquée au verso, mais aucune modification matérielle de la carte plastifiée n’en attestera.
En conséquence, de façon à éviter tout désagrément pendant votre voyage, il vous est fortement recommandé de privilégier l’utilisation d’un passeport valide à une CNI portant une date de fin de validité dépassée, même si elle est considérée par les autorités françaises comme étant toujours en cours de validité.


Visas
Arts et Vie se charge de leur demande pour les participants de nationalité française comme pour ceux relevant de l’Union européenne (si tant est que les formalités requises puissent être effectuées en France)*. Si votre voyage nécessite un visa, vous recevrez les formulaires adéquats avec votre confirmation d’inscription. Merci de les retourner remplis accompagnés de votre passeport signé et du nombre exact de photos réclamées. Votre passeport vous sera restitué à l’aéroport. Arts et Vie ne pourra en aucun cas être tenue responsable en cas de refus de visas par une autorité consulaire.
Si vous vous rendez de province à Paris avec un pré-acheminement aérien, vous devez présenter une carte nationale d'identité aux autorités de police.
* Les adhérents de nationalité étrangère et les ressortissants européens dont les formalités doivent être effectuées dans leur pays se renseigneront auprès de leur consulat.

Vaccins/certificats officiels de vaccination

D’une manière générale, nous vous recommandons de consulter votre médecin traitant avant votre départ. Vous pourrez consulter utilement, pour vous mettre à jour des formalités de santé signalées pour votre voyage : les services départementaux de la santé, l’institut Pasteur (qui vaccine mais aussi communique à la demande la liste des centres officiels de vaccination) : 209, rue de Vaugirard, 75015 Paris (http://www.pasteur.fr) ; le centre de vaccination Air France – 148, rue de l’Université, 75007 Paris (tél. : 01 43 17 22 00) ou le site Web du ministère des Affaires étrangères : www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs.

Nouvelles mesures de sureté [cliquez sur le lien pour ouvrir le document]

Le jour J

N’ayez jamais le réflexe de glisser au dernier moment vos papiers d’identité dans la valise qui va être enregistrée... Sans eux, vous seriez refoulé lors des contrôles de police et finiriez votre voyage avant de l’avoir entamé. Rappel concernant le poids des bagages avion : 20 kg (un seul bagage).

Au retour

Vous nous aiderez en nous communiquant, par le biais de vos questionnaires remis à votre accompagnateur, vos remarques et appréciations. Mais compte tenu du nombre de questionnaires que nous traitons, il nous est impossible de leur apporter des réponses personnalisées. Vous pouvez néanmoins nous faire part de vos observations par courrier séparé et nous prendrons soin de vous répondre. Notez toutefois que passé 15 jours, vos observations ne pourront plus être prises en compte. Si vous souhaitez organiser, après votre voyage, réunions-diapos, projections de films…
Arts et Vie peut mettre à votre disposition, sous la responsabilité de votre accompagnateur, une salle et son matériel audiovisuel.
Tous renseignements, Arts et Vie Paris, service conférences – documentation /tél. 01 44 19 02 02.

Si vous téléphonez pour un renseignement complémentaire

Merci d’annoncer d’entrée le numéro de référence de votre voyage (figurant dans la rubrique "Disponibilités" de ce site, dans la page brochure concernée, sur votre confirmation d’inscription...). Nous vous répondrons d’autant plus vite.

Le règlement par carte bancaire
Le règlement par carte bancaire accepté par correspondance, sur Internet ainsi qu'aux réceptions d'Arts et Vie Paris, Grenoble, Lyon, Marseille et Nice (par lecteur de paiement électronique seulement) en fonction des possibilités de votre carte. Pour votre information, les services de renseignements et réservations Arts et Vie sur Internet : www.artsetvie.com
• Newsletter, espace adhérent, réservation, paiement en ligne sécurisé
• Consultation des disponibilités, convocation avant départ, commandes de brochures… et accès à votre dossier adhérent-voyageur personnel

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